Типові помилки, які ви можете зробити як іноземний підприємець, розпочинаючи бізнес у Нідерландах

At Intercompany Solutions, ми хочемо переконатися, що кожен іноземний підприємець має можливість зробити надійний старт у Нідерландах як власник бізнесу. Саме тому протягом останнього десятиліття ми допомогли тисячам підприємців у створенні різноманітних підприємств, починаючи від невеликих, унікальних стартапів і закінчуючи великими міжнародними корпораціями, які бажають розширити свою присутність у Нідерландах. Це також дозволило нам створити міцну мережу професіоналів у цій галузі, які можуть допомогти нам і вам у багатьох аспектах, коли наша сфера знань перетинається з їхньою.

Якщо ви хочете розпочати бізнес в іншій країні, зокрема в Нідерландах, ми наполегливо рекомендуємо вам найняти експерта з цього питання, щоб переконатися, що все виконано та оброблено правильно. Наприклад, ви можете не знати всіх чинних законів та правил у Нідерландах, які регулюють корпоративні, податкові та юридичні справи. Однак, за належної допомоги ви переконаєтеся, що ваш бізнес створено правильно, що ви дотримуєтеся всіх законів і, отже, можете досить швидко досягти помітного успіху. Наша спеціалізована та компетентна команда завжди готова допомогти вам з будь-якими вашими питаннями. Будь ласка, зателефонуйте нам і повідомте, що ми можемо для вас зробити.

РезюмеПочаток бізнесу в Нідерландах як іноземний підприємець пропонує багато можливостей, але поширені помилки можуть уповільнити ваш прогрес і створити непотрібні ризики. У цій статті висвітлено такі пастки, як вибір неправильної правової форми, ігнорування податкових зобов'язань, нехтування адмініструванням та нерозуміння голландської бізнес-культури. У ній також пояснюється, як професійна консультація може допомогти міжнародним підприємцям дотримуватися вимог, уникати дорогих помилок і створювати міцну основу для довгострокового успіху.

Поширена помилка	Ризик	Стратегічне рішення
Неправильна структура	Особиста відповідальність за борги	Dutch BV (товариство з обмеженою відповідальністю)
Податкові нагляди	Високі штрафи за несплату ПДВ/ІПС	Щоквартальна звітність та стаття 23
Поганий адміністратор	Юридичні проблеми та невдачі в аудиті	Професійне бухгалтерське обслуговування (7-річне правило)
Банківські затримки	Операційний тупик та низький рівень довіри	Місцевий нідерландський бізнес-рахунок
Культурна невідповідність	Пошкоджені партнерства	Пунктуальність та пряме спілкування

Новий початок у Нідерландах

Початок бізнесу в Нідерландах – це захопливий крок. Ви вступаєте в країну з однією з найсильніших економік Європи, міжнародним мисленням та чітким бізнес-середовищем. Саме тому багато іноземних підприємців обирають Нідерланди, а також тому, що вони пропонують прямий доступ до єдиного європейського ринку, міцні логістичні зв'язки та високий рівень довіри до голландських компаній. Це місце, де справді заохочуються нові ідеї, інновації та підприємництво. Але початок бізнесу в новій країні також означає вивчення нових правил, оскільки речі, які можуть здаватися нормальними в одній країні, насправді можуть бути величезними помилками в іншій. На щастя, більшість голландських систем і процедур відомі своєю добре організованістю. Але деякі іноземці також можуть почуватися суворими, особливо коли йдеться про такі речі, як реєстрація бізнесу, податки та адміністрування. Це також означає, що навіть найменші помилки на початку можуть згодом призвести до затримок, штрафів або стресових виправлень.

Гарна новина? Більшість цих помилок можна повністю уникнути, якщо ви знаєте, як тут все працює. Маючи правильну інформацію та керівництво, ви можете без проблем заснувати та запустити свою компанію, а також зосередити весь свій дорогоцінний час та енергію на тому, заради чого ви сюди прийшли: побудувати успішний бізнес. У цій статті ми для вашої зручності висвітлимо найпоширеніші помилки, яких припускаються іноземні підприємці, починаючи роботу в Нідерландах. Це допоможе вам уникнути певних підводних каменів і проблем. Кожен абзац містить просте пояснення, чому важливо робити все правильно, і як ви можете повністю уникнути самої проблеми (що, очевидно, є найкращим результатом). Навчаючись у інших, ви можете заощадити гроші, захистити свою репутацію та розпочати з упевненістю. Тож давайте переконаємося, що ваші нідерландські бізнес-початки розпочнуться добре, будучи підготовленими, поінформованими та готовими до зростання.

Помилка 1: Вибір неправильної правової форми

Одним з перших і найважливіших рішень під час започаткування бізнесу в Нідерландах є вибір правильної правової форми. У Нідерландах існує багато різних типів бізнесу; вибір ідеальної відповідності є дуже важливим, оскільки це значно спростить та підвищить ефективність ведення бізнесу. Багато підприємців не знають про ці відмінності та, на жаль, зрештою обирають варіант, який не відповідає їхнім цілям. Це може призвести до неприємних наслідків, таких як податкові невигідності, труднощі з банківськими послугами чи інвесторами, або навіть особисті фінансові ризики. У Нідерландах найпоширенішими структурами є індивідуальне підприємництво (eenmanszaak) та товариство з обмеженою відповідальністю (скорочено Besloten Vennootschap, BV). Хоча індивідуальне підприємництво може здаватися простим і дешевим, воно пов'язане з великим ризиком: ви несете особисту відповідальність за борги бізнесу. Це означає, що якщо щось піде не так, ваші приватні активи можуть постраждати.

Саме тому майже всі міжнародні підприємці обирають голландське BV. У нашому бізнесі ми бачимо, що майже 100% наших клієнтів насправді віддають перевагу BV. Однією з головних переваг BV є те, що воно пропонує обмежену відповідальність, що захищає ваші особисті фінанси. Воно також забезпечує професійний імідж і є кращою структурою для компаній, які планують розвиватися, наймати персонал або працювати з інвесторами. Крім того, коли клієнти або постачальники бачать голландське BV, вони часто почуваються впевненіше, ведучи з вами бізнес. Великою перевагою є те, що створення BV стало дуже доступним: необхідний статутний капітал становить лише 1 євро. Це дозволяє вам сильно розпочати та розширюватися пізніше, не змінюючи свою юридичну структуру. Багато податкових пільг та можливостей фінансування також легше отримати з BV. Вибір правильної структури з самого початку допоможе вам уникнути дорогих змін пізніше. Завдяки правильному налаштуванню ваш бізнес виглядає надійним, масштабованим та готовим до успіху на голландському та європейському ринках.

Помилка 2: Нереєстрація або неоновлення правильних бізнес-даних

Під час відкриття бізнесу в Нідерландах одним із перших кроків є реєстрація вашої компанії в Торговій палаті Нідерландів (KvK). Ця реєстрація — це не просто формальність; це основа вашої офіційної ідентичності в Нідерландах. Банки, постачальники, податкові органи та навіть клієнти покладаються на цю інформацію, щоб перевірити легітимність та надійність вашої компанії. Поширеною проблемою для іноземних підприємців є забуття надати правильні дані або неоновлення інформації, коли щось змінюється. Наприклад, нова адреса бізнесу, інший керуючий директор, зміна виду діяльності або навіть додаткова торгова назва. Якщо ви не оновите це, це може призвести до проблем у майбутньому, включаючи затримки з банківськими послугами, блокування реєстрації платника ПДВ або штрафи за неправильні записи.

Ще однією важливою деталлю є реєстрація так званого кінцевого бенефіціарного власника (КБВ). Більше про це ви можете прочитати в цій статтіКрім того, переконайтеся, що ваш код SBI (це код у голландській системі, який описує характер вашої діяльності) правильний. Тому що, якщо код SBI не відповідає тому, чим ви фактично займаєтесь, ви можете втратити цікаві стимули, такі як варіанти фінансування, або зіткнутися з труднощами зі страхуванням та не дотримуватися галузевих правил. Гарна новина полягає в тому, що оновлення бізнес-інформації є простим, коли воно робиться вчасно. А якщо ви співпрацюєте з кимось, хто робить ці речі за вас, він може керувати всіма необхідними оновленнями за вас, забезпечуючи точність і відповідність голландському законодавству. Отже, оновлення вашої реєстрації захищає як репутацію вашої компанії, так і її здатність правильно працювати в Нідерландах.

Помилка 3: Недооцінка податків у Нідерландах

Податки в Нідерландах чіткі та структуровані, але вони також можуть бути більш детальними, ніж те, до чого звикли багато іноземних підприємців. Поширеною помилкою є думка, що податки сплачуються лише раз на рік. Насправді більшість податкових зобов'язань у Нідерландах вимагають регулярної звітності та дуже точного адміністрування з самого початку, яке вам потрібно буде зберігати протягом 7 років після здійснення транзакцій. Найбільш поширеним прикладом є ПДВ (до речі). Якщо ваша компанія продає товари чи послуги, вам зазвичай потрібно нарахувати ПДВ, а потім звітувати про нього до Податкової адміністрації Нідерландів, часто щокварталу. Якщо ви торгуєте товарами в межах ЄС, вам також може знадобитися подавати декларації ICP (для внутрішньоспільнотних операцій). Зверніть увагу, що пропуск терміну може призвести до серйозних штрафів, навіть якщо ви взагалі не здійснювали продажів.

Також існує податок на прибуток підприємств для компаній, що займаються бізнесом, та податок на заробітну плату, якщо ви наймаєте персонал. Багато підприємств здивовані тим, як швидко виникають зобов'язання щодо заробітної плати, особливо якщо директор також стає працівником бізнес-партнера. Існують також спеціальні домовленості, які можуть допомогти вашому грошовому потоку, такі як стаття 23 для призупинення сплати ПДВ на імпорт та система OSS для онлайн-продажів по всьому ЄС. Ці інструменти можуть заощадити вам багато часу та грошей, але лише за умови правильного налаштування з самого початку. Тож, по суті, податкові правила не є тим, про що варто турбуватися, але лише до тих пір, поки ви їх дійсно розумієте та (що ще важливіше) дотримуєтеся. Співпраця з голландським фахівцем у цій галузі, як-от Intercompany Solutions завжди гарантує, що все подано правильно та вчасно. Це дозволяє вам уникнути стресу, захищає вашу репутацію та дає змогу зосередитися на розвитку вашого бізнесу, а не постійно ганятися за паперовою роботою.

Помилка 4: Не відкриття професійного рахунку в нідерландському банку

Після того, як ви пройдете всі формальності, такі як реєстрація вашого бізнесу та отримання всіх реєстраційних номерів, вам обов'язково потрібно буде відкрити офіційний банківський рахунок для кожного бізнесу, яким ви володієте тут. Голландський бізнес без голландського банківського рахунку може швидко зіткнутися з проблемами. Тож, хоча теоретично можливо використовувати іноземний банківський рахунок у деяких ситуаціях, більшість голландських партнерів завжди очікують місцевого професійного бізнес-рахунку, пов'язаного з вашою компанією. Крім того, пам'ятайте, що установи та треті сторони, такі як банки, постачальники та платіжні платформи, часто вимагають голландський банківський рахунок, перш ніж вони навіть погодяться співпрацювати з вами. Вам потрібно знати, що без голландського банківського рахунку основні процеси можуть ускладнитися. Наприклад, здійснення платежів голландським державним органам або отримання відшкодування ПДВ може зайняти більше часу або навіть бути неможливим у найгіршому випадку. Деякі системи виставлення рахунків та сервіси нарахування заробітної плати просто не підключаються до іноземних рахунків. Також може бути важче побудувати довіру з клієнтами, які хочуть переконатися, що ваша компанія дійсно базується в Нідерландах.

Ще один практичний момент, який слід врахувати: згадана раніше реєстрація бенефіціарних власників (UBO) та перевірка особи. Голландські банки завжди повинні мати можливість перевірити, хто є власником компанії. Це частина суворих правил Нідерландів та ЄС щодо запобігання шахрайству та відмиванню грошей.Іноземні підприємці часто вважають цей крок заплутаним, але після його завершення він фактично зміцнює довіру до вашої компанії. Гарна новина полягає в тому, що певні фірми можуть допомогти вам пройти банківський процес. Вони розуміють, які документи потрібні та як все правильно підготувати. У деяких випадках онлайн-банкінг можна використовувати під час очікування схвалення традиційного банківського рахунку. Загалом, володіння рахунком у нідерландському банку показує, що ваш бізнес є реальним, офіційним та готовим до серйозної діяльності в ЄС. Це дуже важливий крок, який запобігає багатьом розчаруванням у майбутньому та відкриває фінансові двері з першого дня.

Помилка 5: Забування отримання дозволів або галузевих схвалень

Ще одна цікава тема — необхідні дозволи. Звичайно, не кожному бізнесу в Нідерландах потрібен спеціальний дозвіл. Але для певних секторів потрібні дозволи та спеціальні дозволи, перш ніж ви зможете фактично легально вести діяльність. Багато іноземних підприємців здивовані цим, особливо якщо правила щодо таких речей більш пом'якшені в їхній рідній країні. Початок діяльності без належних дозволів може згодом призвести до серйозних наслідків, таких як штрафи, примусове закриття або юридичні проблеми. Очевидно, що цього все ви точно хочете уникнути! Прикладами галузей, які часто потребують спеціальних дозволів, є (але не обмежуються ними) виробництво харчових продуктів та громадське харчування, медичні послуги, фінансові послуги, транспорт та логістика, а також будівництво. Імпортним та експортним підприємствам також можуть знадобитися митні дозволи, такі як номер EORI або інші сертифікати. Ці вимоги є не лише голландськими, оскільки іноді вони також базуються на правилах ЄС, які застосовуються в усіх державах-членах.

Складність полягає в тому, що деякі дозволи залежать від того, як ви структуруєте свою діяльність. Продаж товарів онлайн може здатися простим, але якщо ці товари включають продукти харчування або косметику, можуть застосовуватися різні правила безпеки та маркування, наприклад. Тому вам, як правило, потрібно перевіряти кожен продукт окремо. Те саме стосується вимірювання впливу вашої компанії на навколишнє середовище або роботи з певними хімічними речовинами чи електронікою. Щоб залишатися в безпеці, важливо дослідити потреби вашого бізнесу, перш ніж розпочати торгівлю. Гарний бізнес-консультант може пояснити вимоги простою мовою та допомогти вам подати заявку на отримання необхідних дозволів. Після того, як все буде офіційно схвалено, ви зможете впевнено працювати, знаючи, що ваша компанія відповідає всім голландським та європейським стандартам. Підготовка не лише захищає вас юридично, але й підвищує довіру клієнтів. Люди просто почуваються комфортніше, купуючи у компанії, яка дотримується правил та поважає якість і безпеку.

Помилка 6: Ігнорування голландської бізнес-культури

Одна з найпоширеніших пасток — це нерозуміння того, як голландці насправді ведуть бізнес. Для багатьох іноземців їхній підхід безумовно унікальний! Ведення бізнесу в Нідерландах загалом може здаватися дуже прямолінійним, і, як не дивно, саме в цьому і полягає суть. Голландці цінують чесність, ясність та пряме спілкування. Тому, якщо щось неможливо, вони одразу про це скажуть. Якщо вони з чимось не згодні, вони скажуть вам прямо. Однак це не має на меті бути грубим, оскільки це насправді економить час і запобігає плутанині. Іноземні підприємці іноді неправильно розуміють такий стиль спілкування і навіть можуть образитися. Вони можуть вважати голландського партнера занадто прямим або навіть холодним. Але як тільки ви до цього звикнете, ви обов'язково почнете цінувати чесність, тому що ви завжди знаєте, на чому стоїте. 

Ще однією важливою частиною голландської культури є пунктуальність. Зустріч, що починається о 10:00, означає 10:00, а не 10:10. Запізнення може створити враження, що ви несерйозні. Угоди також сприймаються дуже буквально. Якщо ви щось обіцяєте, від вас очікують, що ви виконаєте це вчасно. Крім того, ієрархія на голландських робочих місцях зазвичай низька. Люди хочуть, щоб до них ставилися як до рівних, навіть якщо людина має вищу посаду. Команди приймають рішення разом, і думка кожного має значення. Це створює позитивну та відкриту робочу атмосферу, але вона може відчуватися інакше, якщо ви походите з більш формальної бізнес-культури. Розуміння цих соціальних правил допомагає вам швидше побудувати довіру. А довіра є великою частиною успіху тут. Коли голландські партнери почуваються комфортно з вами, вони підтримуватимуть ваші ідеї та допомагатимуть вам розвиватися, іноді навіть більше, ніж ви очікуєте.

Помилка 7: Відсутність належного бухгалтерського обліку чи адміністрування

У Нідерландах належне управління — це не просто формальність, це юридична вимога. Від кожної компанії очікується, що вона завжди вестиме точний облік таких речей, як доходи, бізнес-витрати, рахунки-фактури та контракти. Ці записи необхідно правильно зберігати протягом кількох років на випадок, якщо податкові органи Нідерландів попросять їх перевірити. Багато іноземних підприємців не усвідомлюють, наскільки суворими та детальними можуть бути правила бухгалтерського обліку в Нідерландах, і це може мати серйозні наслідки, якщо не дотримуватися чинних правил. Погане управління може швидко спричинити проблеми. Наприклад, ви можете пропустити відшкодування ПДВ, на яке маєте право, або випадково сплатити занадто багато податків. Ще гірше, неповні або неправильні записи можуть призвести до штрафів або стресових виправлень пізніше. А коли ваш бухгалтерський облік безладний, стає важче зрозуміти, наскільки насправді здоровим є ваш бізнес.

Отже, найрозумніший підхід — налаштувати належний бухгалтерський облік для вашої голландської компанії з першого дня. Вам дійсно потрібно знати, що це абсолютно не має бути складно. Існує широкий спектр сучасного програмного забезпечення для бухгалтерського обліку. У поєднанні з місцевим бухгалтером або адміністративною службою все стає зрозумілим та організованим для вас та інших сторін. Це також допомагає забезпечити правильну інформацію у ваших рахунках-фактурах, правильність звітності з ПДВ та відповідність усіх платежів вашим банківським записам. Крім того, гарне адміністрування також демонструє здоровий рівень професіоналізму. Інвестори, банки та партнери почуваються впевненіше, працюючи з бізнесом, який контролює свої показники. По суті, коли ви точно знаєте, що надходить і виходить, ви можете приймати набагато кращі рішення та планувати зростання. Тож паперова робота може бути нецікавою, але в Нідерландах вона захищає ваш бізнес та допомагає вам зберігати більше грошей, які ви заробляєте.

Помилка 8: Намагання робити все самостійно без професійної підтримки

Початок бізнесу в новій країні вже може здаватися великою пригодою. Багато підприємців намагаються впоратися з усім самостійно, такими речами, як реєстрація, податки, банківські справи, адміністрування, юридичні питання, в основному все, що ми згадали в цій статті, та багато іншого. Все це на додаток до пошуку клієнтів та управління компанією. Бажання повного контролю – це нормально, але робити все самостійно може уповільнити вас і призвести до дорогих помилок у довгостроковій перспективі. Голландська бізнес-система зрозуміла, як тільки ви її розберете, але на початку є багато деталей, які легко пропустити. Можливо, у вашій країні діють інші правила ПДВ? Можливо, вам потрібна додаткова ліцензія на імпорт товарів? Можливо, вашу систему нарахування заробітної плати потрібно скоригувати? Одна невелика помилка може створити ланцюгову реакцію, на виправлення якої знадобиться багато часу та енергії, і це просто прикро.

Тому аутсорсинг роботи та співпраця з місцевими експертами не є слабкістю, а насправді дуже розумним бізнес-ходом. Голландські консультанти, бухгалтери та постачальники бізнес-послуг розуміють правила та розмовляють однією мовою, що й влада та банки. Вони можуть правильно налаштувати все з самого початку, щоб ви уникнули проблем пізніше. А кожна година, яку ви не витрачаєте на паперову роботу, – це година, яку ви можете витратити на розвиток свого бізнесу. У Нідерландах успіх часто вимірюється спільнотою та співпрацею. Коли ви будуєте мережу підтримки, ви швидше зростаєте, стикаєтеся з меншим стресом та збільшуєте свої шанси на довгостроковий успіх. Аутсорсинг – це розумно, і це також те, що підтримує процвітаючу бізнес-культуру в Нідерландах.

Intercompany Solutions забезпечує підтримку, на яку ви можете покластися

Кожен новий початок має певний час навчання, і створення компанії в іншій країні – це нелегке завдання. Тому цілком прийнятно відчувати невпевненість щодо голландського законодавства, податкових систем чи адміністративних завдань. Важливо не дозволяти цим проблемам уповільнювати вас або перешкоджати вашому розвитку. Найрозумніші підприємці – це не ті, хто ніколи не помиляється, навпаки. Це ті, хто отримує правильні інструкції у потрібний момент. Саме тут і з'являється наша компанія. Ми допомагаємо вам правильно налаштувати вашу компанію з самого початку, щоб вам не довелося повертатися та вносити виправлення пізніше. Гарне планування дозволяє уникнути великої кількості стресу!

Чи то вибір належної правової форми, дотримання податкових правил, чи забезпечення правильності всіх ваших реєстрацій, ми тут, щоб зробити все зрозумілим та легким для вас. У вас завжди є хтось, кому можна поставити запитання, хтось, хто знає, як працює голландська система, і може перекласти це на прості кроки. Наша мета — зробити ваш бізнес сильним, професійним та готовим до зростання. Ми хочемо, щоб ви витрачали свій час на клієнтів, партнерство та можливості, а не на пошук складних форм чи турботу про дедлайни. За належної підтримки Нідерланди стануть захопливим місцем для побудови вашого майбутнього. І ми тут, щоб пройти цю подорож разом з вами на кожному кроці.

Які види послуг можуть Intercompany Solutions пропоную тобі?

Intercompany Solutions допомогла сотням іноземних підприємців з понад 50 різних національностей. Нашими клієнтами є як невеликі одноосібні стартапи, так і багатонаціональні корпорації та всі, хто знаходиться між ними. Наші процеси орієнтовані на іноземних підприємців, і тому ми знаємо найпрактичніші способи допомогти вам із реєстрацією вашої компанії. Ми можемо допомогти з повним пакетом реєстрації компанії в Нідерландах, самостійно або через перевірених та професійних партнерів, з якими ми тісно співпрацюємо:

• Створення компанії в Нідерландах
• Заявка на номер ПДВ або EORI
• Заява на отримання іноземних номерів ПДВ
• Допомога при запуску
• Бухгалтерські послуги
• Адміністративні послуги
• Секретарські послуги
• Юридична допомога
• Адміністрація з оплати праці
• Податкові служби
• Повернення OSS
• Декларації про операції всередині Співтовариства (ICP)
• Отримання ліцензії за статтею 23
• Отримання електронного навчання для вашої компанії
• Відкриття або закриття G-рахунків
• Передача акцій
• Закриття голландських компаній
• Загальні ділові поради

Ми постійно вдосконалюємо наші стандарти якості, щоб постійно надавати бездоганні послуги.

Ми можемо допомогти вам із дотриманням вимог на всіх рівнях

Якщо ви хочете розпочати нідерландський бізнес, але боїтеся, що недостатньо добре знаєте нідерландські закони та правила, або вважаєте, що можете зробити помилки, ми можемо допомогти вам різними цікавими способами. Окрім нашого швидкого, недорогого та дуже ефективного процесу створення бізнесу, ми також можемо вирішити додаткові питання, такі як юридичні питання та податкові декларації. А також отримати певні необхідні речі та просто вислухати вас та надати ґрунтовні бізнес-консультації. Якщо у вас є будь-які питання щодо створення та ведення нідерландського бізнесу, будь ласка, не соромтеся звертатися до нас. Ми з радістю допоможемо вам з будь-якими проблемами чи питаннями, які можуть у вас виникнути.