Як іноземцю забезпечити відповідність вимогам з голландським BV

Intercompany Solutions може допомогти вам з усіма питаннями, пов'язаними зі створенням бізнесу в Нідерландах. Ми можемо зареєструвати вашу голландську бізнес-компанію (BV) у Торговій палаті всього за кілька робочих днів, що дозволить вам майже одразу розпочати ведення бізнесу в Нідерландах, що є вигідним, наприклад, якщо ви вже володієте іноземною компанією та хочете розширитися. Але стартапи також виграють від цього швидкого процесу, оскільки це дозволяє вам зосередитися на основному бізнесі та менше займатися побічними завданнями, такими як адміністрування та податки.

Оскільки ми не лише створюємо голландські компанії для іноземців, ми також пропонуємо широкий спектр додаткових послуг, які значно спрощують ведення бізнесу в Нідерландах. Наприклад, ви можете звернутися до нас за юридичною консультацією, якщо не можете самостійно щось вирішити. Ми також можемо вирішити всі податкові питання за вас, гарантуючи дотримання вами всіх законів і правил у цьому відношенні. Крім того, ми пропонуємо деякі інші спеціалізовані послуги, з якими вам може бути важко впоратися самостійно, оскільки для вирішення певних питань вкрай важливо знати голландське законодавство. Якщо ви хочете дізнатися більше про те, чим ми займаємося, будь ласка, зв'яжіться з нами для отримання персональної консультації щодо вашого бізнесу.

РезюмеСтворення голландського BV – це лише перший крок; для його «життєдіяльності» потрібне виконання кількох юридичних та податкових зобов’язань. Як директор, ви несете юридичну відповідальність за подання річної звітності до Торгової палати (KvK), подання щоквартальних декларацій з ПДВ та ведення точного реєстру акціонерів. Нехтування цими обов’язками може призвести до втрати обмеженої відповідальності, що зробить вас особисто відповідальним за борги компанії, навіть якщо ви проживаєте за кордоном. Професійне дотримання вимог гарантує, що ваше BV залишається надійною організацією для банків, партнерів та податкових органів.

Зона відповідності	частота	Ключова відповідальність
Подання заявок KvK	Щорічно / За зміну	Опублікувати річну звітність та оновити інформацію про кінцевого бенефіціара/директора
ПДВ (BTW)	Щоквартально / Щомісяця	Повернення файлів, навіть якщо обороту немає
Податок з корпорацій	Річний	Звіт про прибуток/збиток (Vennootschapsbelasting)
адміністрація	Постійна	Зберігайте всі фінансові записи щонайменше 7 роки
Платіжна відомість	Щомісяця	Утримувати податок на заробітну плату та соціальне страхування для працівників

Створення голландської компанії BV

Вітаємо: ви створили голландську бізнес-компанію (BV) або плануєте зробити це найближчим часом. Це вже сам по собі великий крок, особливо якщо ви керуєте справами з іншої країни. Але як тільки ваша голландська BV вже існує, є ще одна важлива частина цього процесу – дотримання вимог. Дотримання вимог може здатися нудним або надто формальним, але насправді це те, що захищає вашу обмежену відповідальність, зберігає впевненість банків та партнерів у вашій компанії, а також запобігає дорогим проблемам з голландською владою. Іншими словами, дотримання вимог – це те, що підтримує живий та надійний бізнес. Багато іноземних підприємців вважають, що після того, як нотаріус зареєстрував BV, документи оформлені та виправлені. 

Але ви можете бачити BV як живу істоту в системі. Вона повинна продовжувати спілкуватися з Торговою палатою Нідерландів (KvK) та податковими органами, вчасно подавати фінансову інформацію та оновлювати записи компанії. Якщо ви ігноруєте ці зобов'язання, наслідки можуть бути серйозними: від штрафів до пені за прострочення платежів, а в найгіршому випадку - особистої відповідальності для директорів. Це точно протилежне тому, чого ви хотіли, коли обирали BV. Гарна новина полягає в тому, що дотримання правил у Нідерландах дуже легко керувати, якщо ви залишаєтеся організованими або отримуєте підтримку від професіоналів, які розуміють правила. У цій статті ми розповімо вам про ключові обов'язки, які ви маєте як іноземний власник BV, наприклад, що потрібно робити щомісяця, щорічно або лише тоді, коли щось змінюється. Ви побачите, що з певною структурою ваша компанія залишається юридично здоровою та готовою до зростання.

Обов'язки та юридична відповідальність директорів

Як директор голландського бізнес-партнера, навіть якщо ви проживаєте за кордоном, ви маєте юридичний обов'язок діяти в найкращих інтересах компанії. Це означає, що ви повинні відповідально керувати бізнес-партнером, уникати ризикованих рішень, які можуть зашкодити кредиторам, та пильно стежити за фінансовим станом компанії. Голландське законодавство ставиться до цього дуже серйозно. Коли директори нехтують дотриманням вимог або діють безвідповідально, вони можуть втратити захист від обмеженої відповідальності та нести особисту відповідальність за будь-які борги, які вони створюють. Так, це також трапляється, якщо ви знаходитесь за тисячі кілометрів. Окрім цього, існує також концепція належного адміністрування. Директори повинні забезпечувати правильне ведення бухгалтерського обліку, правильне подання документів та правильну звітність до KvK та голландських податкових органів. 

Якщо щось піде не так, наприклад, річна звітність не буде подана протягом тривалого періоду, вважається, що BV управляється неправильно. У такому випадку, якщо виникнуть борги, директорам, можливо, доведеться платити з власної кишені. Це звучить суворо, але насправді це система безпеки, оскільки менеджери повинні належним чином керувати. Тому іноземні директори часто делегують завдання бухгалтерам або податковим консультантам. Це розумно, але завжди пам’ятайте, що ви завжди залишаєтеся відповідальними. Ви все одно повинні здійснювати нагляд, тому обов’язково ставте запитання, переглядайте звіти та знайте встановлені законом терміни. Уявіть собі дотримання вимог як регулярні медичні огляди для вашого бізнесу. Вам не потрібно бути лікарем, але ви повинні переконатися, що огляди проводяться.

Зобов'язання Торгової палати та ведення ділових документів

Після офіційної реєстрації вашого BV у Торговій палаті Нідерландів (KvK) ви не можете просто забути про цей факт та про те, що вони існують. Вони відстежують важливу інформацію про вашу компанію: директорів, акціонерів, адресу підприємства та торговельну діяльність, тобто, по суті, ідентифікаційні дані вашого BV. Якщо щось змінюється, KvK необхідно оновити. Новий директор? Новий зареєстрований офіс? Новий акціонер вступає на посаду? Ці зміни необхідно подати вчасно, щоб публічні записи завжди відображали реальний стан вашого бізнесу. Банки та партнери покладаються на цю інформацію, коли перевіряють, чи є компанія надійною, тому застарілі записи можуть спричинити проблеми швидше, ніж ви очікуєте. Ще одна річ, яку багато іноземних засновників ігнорують, це реєстр акціонерів. Він не подається публічно, але його існування та постійна точність є обов'язковими за законом. 

Кожна передача або випуск акцій має бути належним чином зареєстрований. Зазвичай нотаріус допомагає з цим, коли відбуваються зміни, але BV повинна сама зберігати та вести реєстр. Втратите його, і ви можете зіткнутися з справжнім головним болем пізніше, намагаючись довести, хто насправді володіє компанією. Також існує питання змін «Кінцевого бенефіціарного власника». Якщо хтось новий стає «Кінцевим бенефіціарним власником», це оновлення має негайно надійти до органів влади. Тож так, це багато паперової роботи. Але саме документи захищають як вас, так і бізнес-середовище, в якому працює ваш BV. Як правило, якщо щось фундаментально змінюється в структурі або контролі BV, KvK повинен знати про це, і, як правило, негайно.

Бухгалтерський облік та ваше фінансове адміністрування

Навіть якщо у вашому бізнес-партнері немає працівників, поки що немає великого обороту або навіть взагалі немає доходу протягом першого року, ваше фінансове адміністрування все одно має бути повним та актуальним. Нідерланди суворо ставляться до ведення бухгалтерського обліку, але водночас вони справедливі. Правила чіткі, і якщо ви їх дотримуєтеся, все буде працювати безперебійно. Це означає, що ви повинні зберігати всі рахунки-фактури, квитанції, банківські виписки, контракти та будь-які документи, що показують, звідки надійшли гроші та куди вони пішли. Програмне забезпечення для цифрового бухгалтерського обліку дуже допомагає, і багато іноземних підприємців покладаються на голландських бухгалтерів або податкових консультантів, які щомісяця всім займаються. Це цілком нормально, якщо ви також залишаєтесь в курсі подій.

Отже, чому ж стільки уваги приділяється обліку? Це тому, що якщо податкові органи коли-небудь поставлять запитання, ви повинні мати змогу довести, що всі декларації правильні. Якщо ваші книги безладні або інформація відсутня, директори знову можуть зіткнутися з особистою відповідальністю. Крім того, належне ведення бухгалтерського обліку спрощує ведення вашого бізнесу, оскільки ви завжди знаєте своє фінансове становище і можете таким чином приймати розумніші рішення. Гарний податковий консультант робить більше, ніж просто підказує цифри: він також допомагає вам уникнути несвоєчасного подання декларацій про ПДВ, пропущених відрахувань або адміністративного хаосу, який може призвести до штрафів. А найкраще те, що вам не потрібно фізично бути присутнім у Нідерландах, щоб підтримувати фінансове благополуччя вашого бізнес-партнера. Завдяки хмарним інструментам та чіткій комунікації ви можете керувати своєю адміністрацією з будь-якого місця, показуючи уряду Нідерландів, що ви граєте за правилами. А також ви можете найняти спеціаліста, такого як Intercompany Solutions, звісно, ​​щоб подбати про всі ці питання за вас.

Дотримання податків

Податки є важливою частиною дотримання законодавства, особливо коли ваше бізнес-підприємство починає займатися реальним бізнесом. У Нідерландах існує кілька різних податків, з якими може мати справу ваше бізнес-підприємство. Найпоширеніший з них – це ПДВ (до речі). Якщо ви продаєте товари чи послуги, вам зазвичай потрібно нараховувати ПДВ, подавати декларації (щомісяця, щокварталу або щорічно) та вчасно сплачувати заборгованість. Навіть якщо ви збираєте з клієнтів більше ПДВ, ніж сплачуєте за витрати, податкова служба очікує цю різницю без затримки. І навіть якщо ви нічого не винні, вам все одно потрібно подавати декларацію, оскільки нульові декларації також мають значення. Потім є податок на прибуток підприємств (vennootschapsbelasting). Ваше голландське бізнес-підприємство сплачує податок на свій прибуток щороку. Отже, навіть невелике бізнес-підприємство з обмеженим доходом повинно подавати податкову декларацію про доходи підприємств. Це означає, що у випадку відсутності прибутку ви все одно подаєте декларацію. Податкові органи хочуть бачити цифри, а не здогадки.

Якщо у вас є працівники, навіть один, то нарахування заробітної плати додає ще один рівень. Це означає, що ви повинні утримувати такі речі, як податок на заробітну плату та внески на соціальне страхування, із зарплати та щомісяця сплачувати їх уряду. Помилки у нарахуванні заробітної плати можуть дуже швидко стати дуже дорогими, тому більшість бізнес-партнерів передають цю частину на аутсорсинг спеціалісту з нарахування заробітної плати. Це не розкіш; це насправді більш-менш самозахист. Таким чином, коротко кажучи, податки – це не необов'язкові оновлення, які ви робите щоразу. Це повторювані обов'язки, які ви повинні виконувати постійно. А податкові органи Нідерландів не мають терпіння, коли терміни пропущені. Гарний податковий консультант – це ваш рятівний круг тут, особливо коли ви працюєте з-за кордону.

Річна звітність та певні вимоги до публікації

Кожне голландське бізнес-офісне товариство (BV) повинно готувати річну звітність (так званий «jaarrekening»). Уявіть собі річну звітність як фінансове фото вашої компанії наприкінці кожного бізнес-року: що ви заробили, що витратили, що вам належить і що ви винні. Ці звіти потім мають бути подані до Голландської торгової палати протягом законодавчо визначеного періоду, який зазвичай становить 12 місяців після закінчення фінансового року. Менші BV можуть подавати спрощені версії, що спрощує справи, але той самий термін все ще має значення. І ось велика небезпека: якщо BV не опублікує звіт вчасно, уряд припускає неефективне управління. А якщо пізніше компанія не зможе сплатити свої борги, директори можуть нести особисту відповідальність. Не має значення, чи живете ви в Іспанії чи Сінгапурі, тому що як директор, ви той, хто несе відповідальність у будь-який час.

Іноземні засновники іноді думають: «Але мій податковий консультант знає, що робити». Це чудово, але все ж директори повинні відстежувати та підтверджувати прогрес. Швидке повідомлення на кшталт: «Гей, річна звітність вже подана?» може буквально захистити ваші особисті активи. Власники бізнесу зобов’язані перевірити, чи добре їхній бухгалтер, бухгалтер або податковий консультант виконує свою роботу. Якщо ви не впевнені, ви завжди можете звернутися за другою думкою; наприклад, наша команда може допомогти з цим. Ще одна порада: синхронізуйте свої бухгалтерські та публікаційні календарі з графіками вашої країни. Різні фінансові роки або різні традиції звітності можуть призвести до випадкових затримок. Випередження дедлайнів означає менше стресу та бізнес-партнерство, яке залишається в хорошому стані без будь-яких драм.

Зміни в управлінні, акціях та статуті

Нідерландське бізнес-акціонерне товариство (BV) є гнучким за своєю суттю. З часом ви можете вітати нових інвесторів, передавати акції, призначати нового керуючого директора або оновлювати статут. Щоразу, коли всередині BV відбувається якась важлива зміна, це необхідно належним чином зареєструвати та повідомити. Наприклад, зміну директора необхідно швидко зареєструвати в Торговій палаті Нідерландів. Банки та партнери перевіряють офіційні записи, перш ніж схвалювати щось серйозне, тому застарілі документи можуть раптово заблокувати прогрес, наприклад, відкриття банківського рахунку, підписання контракту або подання заявки на субсидію. Передача акцій є ще більш делікатною. У BV акції – це не просто аркуші паперу; вони представляють права, обов'язки та право голосу. 

Також зверніть увагу, що зміна власності завжди передбачає наймання голландського нотаріуса. Вони оновлюють реєстр акціонерів і переконуються, що все відповідає голландському корпоративному законодавству. Але що робити, якщо передача акцій відбувається неофіційно і ніколи не реєструється? Тоді така угода юридично не існує. Роками пізніше це може навіть перетворитися на кошмар. А ще є самі правила BV: статут. Можливо, вони працювали ідеально, коли ви починали, але бізнес розвивається. Якщо ви плануєте розвиватися, залучати капітал або змінювати правила управління, нотаріус може скоригувати ваш статут відповідно до вашого наступного розділу. По суті, це означає, що BV не є висіченим у камені; це жива структура, про яку ми говорили раніше. Головне — переконатися, що юридична документація відповідає бізнес-реаліям.

Дотримання вимог щодо зайнятості та заробітної плати під час найму працівників

Якщо ваше бізнес-партнерство наймає працівників, як у Нідерландах, так і іноді навіть за кордоном, дотримання вимог стає необхідним. Нідерландське трудове законодавство відоме тим, що захищає працівників. Це не погано; це просто означає, що вам потрібно переконатися, що у вас є всі необхідні документи. Це такі речі, як трудові договори, адміністрування заробітної плати, внески на соціальне страхування, страхування та зобов'язання щодо лікарняних, які є серйозними обов'язками. Один забутий платіж або відсутній документ може призвести до штрафів або суперечок, які швидко виснажать вашу енергію. Існують також правила щодо таких тем, як умови праці, безпека та відпустки. Навіть якщо ви наймаєте лише одного працівника на неповний робочий день, бізнес-партнерство повинно дотримуватися цих вимог. На щастя, вам не потрібно вивчати кожне правило самостійно. 

Більшість компаній одразу передають на аутсорсинг нарахування заробітної плати та адміністрування персоналу, особливо голландські бізнес-підрозділи з іноземною власністю, оскільки це позбавляє вас великої кількості стресу. І чесно кажучи? Це дозволяє вам зосередитися на найцікавішій частині вашого бізнесу: його розвитку та досягненні максимального успіху. Якщо ви працюєте з фрілансерами, а не з найманими працівниками, ретельно перевірте ці відносини. Голландська влада розглядає, як працює співпраця, а не як ви її називаєте. Коли фрілансер поводиться як найманий працівник (фіксований графік, чіткі інструкції, довгострокова лояльність), це може призвести до податкових коректив. Коротка розмова зі спеціалістом із заробітної плати перед наймом когось може запобігти довгим лекціям з податкової служби пізніше. У Нідерландах найм – це захопливо, якщо робити це правильно з самого початку.

Найпоширеніші помилки дотримання вимог

Більшість проблем із дотриманням вимог виникають не через чиюсь недбалість; вони виникають тому, що іноземні директори вважають, що в Нідерландах все відбувається автоматично. Наприклад, однією поширеною помилкою є ігнорування термінів подання щорічної звітності. Навіть коли бізнес-партнерство невелике або ще тільки створюється, річну звітність необхідно подавати вчасно, оскільки пропуск цього терміну може швидко призвести до попереджень, штрафів і навіть особистої відповідальності. Ще однією проблемою є ставлення до бізнес-партнерства як до хобі на початку: немає належного бухгалтерського обліку, немає відстеження чеків і немає чіткого розмежування між особистими та бізнес-витратами. Деякий час це здається нешкідливим, поки податкова служба не надішле листа з проханням надати документи, які ви не можете надати.

Також існує непорозуміння щодо змін. Багато засновників забувають повідомляти про нових акціонерів, нові адреси або зміну директора. Торгова палата Нідерландів не знає магічним чином, коли ваша ситуація змінюється, тому ви повинні повідомити їх. Якщо публічні записи не відповідають дійсності, банки та партнери можуть поставити під сумнів легітимність вашого BV. Прогалини у комунікації з бухгалтерами та постачальниками послуг – ще одна пастка. Деякі директори вважають, що ці інші подбають про все, але ніколи насправді не перевіряють прогрес. Завжди пам’ятайте, що якщо щось піде не так, повністю відповідальним залишається директор, а не третя сторона. Коротка щомісячна перевірка запобігає великим сюрпризам. І нарешті: нарахування заробітної плати. Найм когось фрілансером, коли він насправді поводиться як працівник, – це швидкий шлях до коригувань заробітної плати та штрафів. Нідерландська влада серйозно ставиться до цієї класифікації. Запитайте, перш ніж наймати, і не імпровізуйте. Підтримувати відповідність вашого BV вимогам набагато легше, ніж виправляти помилки пізніше.

Як Intercompany Solutions може допомогти вам уникнути помилок

Дотримання вимог щодо голландського BV – це не лише уникнення проблем, а й спосіб захистити переваги, які привабили вас до BV: обмежена відповідальність, довіра партнерів та свобода розвитку на ринку ЄС. Коли ви виконуєте такі зобов'язання, як ведення бухгалтерського обліку, подання податкових декларацій, річна звітність, оновлення UBO та належна реєстрація, ваша компанія стає надійною в очах банків, постачальників та органів влади. Відповідність – це насправді просто інше слово для впевненості, що означає, що ваше BV має добру репутацію та готове до кожної бізнес-можливості, яка трапляється на вашому шляху.

Звичайно, це може здатися забагато, коли ви керуєте справами з-за кордону. Саме тому ми допомагаємо іноземним підприємцям безперебійно керувати їхніми голландськими бізнес-підприємствами, не гублячись у правилах чи паперовій роботі. Ми беремо на себе поточну адміністрацію: ведення бухгалтерського обліку, декларації з ПДВ, подання податкової декларації на прибуток підприємств, нарахування заробітної плати, якщо ви наймаєте персонал, та всю комунікацію з податковою службою. Якщо ви продаєте через кордони ЄС, ми обробляємо декларації OSS або ICP, щоб все залишалося точним. Ми також допомагаємо з оновленнями UBO, поданнями до Торгової палати та збереженням вашої юридичної структури недоторканою. Залучаєте нового акціонера? Ми координуємо нотаріальне передання акцій. Потрібно призначити нового директора або змінити адресу? Ми оновлюємо записи, щоб все залишалося чистим та офіційним. Для компаній, що торгують товарами, ми можемо запросити номери EORI та навіть ліцензію за статтею 23, що означає, що вам не потрібно попередньо фінансувати імпортний ПДВ, що є величезною перевагою для грошового потоку.

Якщо урядові портали вас бентежать (а повірте, вони багатьох бентежать), ми організуємо електронне реєстрування, щоб ваша бізнес-компанія (BV) могла безпечно входити в голландські системи влади. А для іноземних бізнес-компаній, яким потрібна місцева база, ми надаємо зареєстровану адресу бізнесу та секретарську підтримку для забезпечення безперебійного спілкування. Іншими словами, ви можете зосередитися на веденні бізнесу. Ми гарантуємо, що ваша BV відповідає вимогам на кожному етапі, від створення до щоденної діяльності, аж до зростання, реструктуризації та навіть закриття в далекому майбутньому. Це той спокій, на який заслуговує кожен підприємець. Ваша голландська BV отримує сильного партнера з бек-офісу, а ви — свободу будувати історію успіху, заради якої ви сюди прийшли.

Багато послуг, які ми можемо вам запропонувати

Intercompany Solutions допомогла сотням іноземних підприємців з понад 50 різних національностей. Нашими клієнтами є як невеликі одноосібні стартапи, так і багатонаціональні корпорації та всі, хто знаходиться між ними. Наші процеси орієнтовані на іноземних підприємців, і тому ми знаємо найпрактичніші способи допомогти вам із реєстрацією вашої компанії. Ми можемо допомогти з повним пакетом реєстрації компанії в Нідерландах, самостійно або через перевірених та професійних партнерів, з якими ми тісно співпрацюємо:

• Створення компанії в Нідерландах
• Заявка на номер ПДВ або EORI
• Заява на отримання іноземних номерів ПДВ
• Допомога при запуску
• Бухгалтерські послуги
• Адміністративні послуги
• Секретарські послуги
• Юридична допомога
• Адміністрація з оплати праці
• Податкові служби
• Повернення OSS
• Декларації про операції всередині Співтовариства (ICP)
• Отримання ліцензії за статтею 23
• Отримання електронного навчання для вашої компанії
• Відкриття або закриття G-рахунків
• Передача акцій
• Закриття голландських компаній
• Загальні ділові поради

Ми постійно вдосконалюємо наші стандарти якості, щоб постійно надавати бездоганні послуги.

Як Intercompany Solutions може допомогти вам з усіма податковими питаннями

Як компанія, ми не просто створюємо голландські компанії для іноземців. Наші послуги виходять далеко за рамки цього, оскільки наша мета — не лише допомогти вам із реєстрацією вашого голландського бізнесу, але й допомогти вам безперебійно вести справи з самого початку. Це включає додаткові послуги, такі як юридичні та податкові консультації, а також дуже специфічні послуги, такі як згадані вище. Якщо вам потрібна допомога з будь-якими питаннями, пов'язаними з оподаткуванням, будь ласка, звертайтеся до нас у будь-який час. Ми можемо допомогти вам з різними питаннями, починаючи від разових питань і закінчуючи періодичною допомогою з податковими деклараціями та консультаціями щодо змін, які можуть вплинути на ваш бізнес. Просто зателефонуйте нам, і ми допоможемо вам найкращим чином.