Роль голландських нотаріусів у створенні бізнесу

Intercompany Solutions допомагає підприємцям з усього світу у створенні голландських компаній. Оскільки найпопулярнішим варіантом є голландська бізнес-партнерська компанія (BV), ми найчастіше співпрацюємо з нотаріусами. Нотаріус – це особа, яка реєструє вашу компанію, перш ніж її можна буде зареєструвати в Торговій палаті Голландії. У цій статті ми детально пояснимо, чому вам потрібен нотаріус, якщо ви хочете створити голландську бізнес-партнерську компанію, чим насправді займається нотаріус і як формується наша роль у всьому процесі створення бізнесу.

Оскільки ми також надаємо різні додаткові послуги для іноземних підприємців з голландським бізнесом, ми маємо широку мережу відмінних нотаріусів, якими ви можете скористатися. Завдяки нашому досвіду ваша голландська компанія буде створена всього за кілька робочих днів. Це дозволить вам розпочати свою підприємницьку діяльність майже одразу. Бажаєте дізнатися більше про те, що ми можемо для вас зробити? Або бажаєте отримати персональну цінову пропозицію? Тоді, будь ласка, не соромтеся звертатися до нас, натиснувши кнопку нижче.

Основна інформація: Хоча багато країн дозволяють виключно цифрову реєстрацію бізнесу, законодавство Нідерландів вимагає залучення нотаріуса для всіх бізнес-партнерів, щоб запобігти шахрайству та забезпечити корпоративну прозорість. Нотаріус відповідає за складання Договір про реєстрацію, перевірка особистостей усіх зацікавлених сторін та забезпечення компанії Статут компанії дотримуватися цивільного законодавства Нідерландів. Цей процес створює для вашого бізнесу статус «довіреної особи», що є життєво важливим для відкриття банківських рахунків та формування партнерських відносин в межах ЄС.

Відповідальність нотаріуса	Чому це важливо для вас
ідентичність Перевірка	Запобігає крадіжці особистих даних та забезпечує правоздатність
Складання статей	Створює «збірник правил» для голосування, акцій та директорів
Реєстрація УБО	Дотримання законів ЄС про боротьбу з відмиванням грошей (AML)
Подання документів KvK	Офіційно реєструє бізнес у Торговому реєстрі
Юридичні поради	Переконайтеся, що ви розумієте свої обов'язки та відповідальність як директора

Якщо ви приїжджаєте з іншої країни, щоб відкрити тут бізнес, любов голландців до нотаріусів спочатку може здатися дещо незвичною. У деяких місцях створення компанії є здебільшого адміністративним завданням. Ви просто заповнюєте форму онлайн, сплачуєте збір, і ви готові до роботи. У Нідерландах справи йдуть дещо інакше, коли йдеться про певні типи бізнесу, такі як голландське BV (Besloten Vennootschap), яке є еквівалентом приватного товариства з обмеженою відповідальністю. BV – це офіційна правова структура, оскільки вона захищає ваші особисті активи, дозволяє гнучке володіння акціями та забезпечує вам професійну присутність на ринку ЄС. Через це голландське законодавство вимагає участі нотаріуса в її створенні. Нотаріус не просто проштампує документи, але й фактично діє як юридичний гарант. Його робота полягає в тому, щоб переконатися, що ваша компанія створена правильно, що всі розуміють, що вони підписують, і що дотримуються національні закони щодо власності, прозорості та корпоративного управління.

Для іноземних підприємців ця роль спочатку часто бентежить. Ви можете запитати себе: «Навіщо мені нотаріус, щоб просто розпочати свій бізнес?». Але після проходження цього процесу більшість засновників справді цінують це. Ви отримуєте компанію, яка з першого дня є юридично надійною та має чіткі правила щодо таких речей, як акції та прийняття рішень. Тож у цій статті ми розповімо вам, що насправді роблять голландські нотаріуси для вашого BV. Ми також розглянемо такі питання, як чому закон вимагає їхньої участі та як співпраця з нотаріусом робить створення вашого бізнесу більш плавним, безпечним та надійним з боку таких установ, як уряд, банки та партнери. Якщо ви хочете вийти за рамки простої реєстрації та натомість створити компанію з належною юридичною підготовкою, нотаріус — ваш гід.

Чим насправді займається голландський нотаріус

Отже, нотаріус насправді має багато завдань. Більшість людей зазвичай звертаються до нотаріуса, коли хочуть придбати нерухомість або скласти заповіт. Але деякі види бізнесу також вимагають участі нотаріуса, оскільки ці види бізнесу розглядаються як окремі юридичні особи. Це також створює обмежену особисту відповідальність, яка супроводжує BV. Коротше кажучи, головним завданням нотаріуса є підготовка та оформлення нотаріального акта про реєстрацію, який є подібним до юридичного свідоцтва про народження вашого BV. Цей документ містить дві дуже важливі частини:

• Вся інформація про засновників та директорів
• Статут, який встановлює правила функціонування BV

Нотаріус завжди перевіряє вашу особу, а потім підтверджує, що ви дійсно маєте право діяти від імені будь-яких іноземних компаній, що беруть участь, а також підтверджує, що всі структурні рішення мають юридичний сенс. Потім вони подають BV до Торгової палати (KvK) для офіційної реєстрації та переконуються, що ваша компанія отримує номер KvK та запит на реєстрацію платника ПДВ, де це необхідно. Значна частина роботи нотаріуса полягає, по суті, у запобіганні шахрайству. Крім того, голландські нотаріуси зобов'язані проводити перевірки due diligence, включаючи отримання інформації, яка допомагає забезпечити прозорість власності для перевірки UBO, перевірки боротьби з відмиванням грошей та перегляд загальної законності вашої підприємницької діяльності. Це захищає як вас, так і ваших майбутніх клієнтів, оскільки голландському BV довіряють, оскільки нотаріус переконався, що воно не було створено з сумнівних причин. Ще однією корисною роллю нотаріусів є переклад та пояснення. Якщо голландське законодавство або термінологію важко зрозуміти, нотаріус може пояснити вам усе англійською мовою. Вони хочуть переконатися, що ви повністю розумієте компанію, якою збираєтеся володіти. Така ясність допомагає уникнути майбутніх непорозумінь між акціонерами або директорами.

Чому вам потрібен нотаріус для створення голландського BV

Отже, ось головне питання: навіщо вам насправді потрібен нотаріус для створення бізнес-партнера? Коротка відповідь: уряд Нідерландів хоче, щоб до бізнес-партнерів ставилися серйозно. Нідерландський бізнес-партнер може володіти активами, підписувати контракти, наймати персонал і навіть залучати інвестиції. А якщо компанія зазнає невдачі, акціонери зазвичай зберігають свої приватні активи в безпеці. Це потужний інструмент. Через це закон говорить, що бізнес-партнер має бути створений за допомогою нотаріального акту, тому немає жодних спрощених шляхів. Нотаріус перевіряє, чи всі учасники справді розуміють, що вони підписують. І це не просто підпис, а згода. Вони перевіряють, хто володіє якими акціями, хто приймає рішення та як проблеми будуть вирішуватися пізніше. Уявіть собі нотаріуса як арбітра, який забезпечує чесний початок гри.

Однак є кілька типів бізнесу, які ви можете створити без нотаріуса. Наприклад, індивідуальне підприємництво або VOF (Venture First Ownership - товариство з обмеженою відповідальністю). Вони простіші, але ви втрачаєте безпеку обмеженої відповідальності. Більшість міжнародних підприємців не хочуть такого ризику. Тож, якщо ви хочете скористатися перевагами BV (бізнес-партнера), нотаріус - це просто частина пакету послуг. Але чесно кажучи? Заспокійливо мати юриста, який двічі все перевірить, перш ніж ваша компанія почне працювати.

Нотаріус також оформлює такі речі, як статутний капітал, структура акціонерів та статут.

Коли нотаріус складає статут, він, по суті, допомагає вам написати збірник правил вашої компанії. Це не якийсь запилений, нудний документ, який вічно лежить у шухляді. Він формує те, як ваша біографічна компанія насправді працюватиме в реальному житті. Наприклад:

• Як випускаються нові акції?
• Хто може бути директором, і що він може робити самостійно?
• Як голосують акціонери, і які питання потребують одноголосного рішення?
• Чи можна вільно продавати акції, чи інші особи отримують переважне право на їх купівлю?

Ці правила мають велике значення пізніше. Уявіть, що ви починаєте з надійного партнера, але через кілька років хтось хоче піти та продати свої акції незнайомцю. Якщо статут не захищає вас, цей незнайомець може раптово сісти за ваш стіл і приймати рішення щодо вашої компанії. Нотаріуси також допомагають перетворити ваше бізнес-бачення на щось тверде: плани зростання, варіанти для інвесторів і навіть гнучкість для майбутнього розширення. Вони слухають, чого ви хочете, а потім перетворюють це на юридичну мову, яка дійсно працює. Це трохи схоже на те, як сказати кравцю, як ви хочете, щоб сидів костюм. Нотаріус кроїть і зшиває фірмовий одяг відповідно до ваших професійних цілей.

Реєстрація кінцевого бенефіціарного власника (UBO)

Кожне голландське БВ повинно зареєструвати своїх кінцевих бенефіціарних власників (часто скорочено як УБВ). Це може здатися складним, але це просто означає: хто ті люди, які фактично володіють або контролюють вашу компанію за лаштунками? Уряд не хоче анонімних компаній, де ви не можете сказати, хто головний. Саме так шахрайство та відмивання грошей вдається залишатися живими. Тому під час процесу створення нотаріус перевіряє та реєструє УБВ. Якщо акціонер володіє 25% або більше акцій або має 25% або більше голосів, він має бути зареєстрований як УБВ. Якщо ніхто не перетинає цю межу, нотаріус перевіряє, хто має реальний вплив. Іноземні підприємці іноді вважають цей крок несподіваним і складним, або, можливо, навіть непотрібним. Вони хвилюються, що такі речі, як їхні персональні дані, будуть розкриті всьому світу. Але насправді на веб-сайті Торгової палати публічно видно лише обмежену інформацію. Дійсно конфіденційна інформація все ще прихована в захищених урядових системах. 

Банки, податкові органи та деякі фахівці з комплаєнсу можуть користуватися цими системами, але випадкові люди на вулиці не можуть перебирати ваші дані. Роль нотаріуса тут полягає в тому, щоб все було послідовно та юридично правильно. Вони перевіряють паспорти, підтвердження адреси, корпоративні документи, якщо задіяна іноземна компанія, та підтверджують ланцюжок власності. Якщо хтось хоче приховати право власності, нотаріус зупинить реєстрацію, як це вимагається за законом. Зверніть увагу, що ця прозорість фактично захищає і вас. Коли ви ведете бізнес у Нідерландах, партнери та банки можуть переконатися, що ваше BV є легітимним та надійним таким чином. Це сильний сигнал, який говорить: «Тут не відбувається нічого сумнівного, лише справжнє підприємництво». Без нотаріуса, який координує цю частину, процес реєстрації UBO був би набагато заплутанішим. Для них це просто ще одна галочка на шляху до запуску вашої компанії.

Інформація, яка особливо актуальна для іноземних засновників

Ось великий плюс для міжнародних підприємців: вам не потрібно їхати до Нідерландів, щоб створити бізнес-партнерство (BV). Нотаріуси адаптувалися до глобального ділового світу. Сьогодні багато реєстраційних процедур відбуваються дистанційно за допомогою відеоідентифікації, апостильованих документів або довіреності. Наприклад, ми працюємо за довіреністю, тому вам не потрібно їздити до Нідерландів, щоб відкрити бізнес. Це означає, що ви можете сидіти вдома, поки ваше BV офіційно зареєстровано в Європі. То як це працює? Спочатку нотаріус підтвердить вашу особу через безпечну цифрову платформу або за допомогою засвідчених копій вашого паспорта. Якщо акціонером є компанія, а не приватна особа, вам потрібно надати корпоративні документи (наприклад, установчий договір або виписку з реєстру) з апостилем. Нотаріус переглядає все, готує нотаріальний акт і або планує відеопідписання, або підписує від вашого імені, використовуючи довіреність, яку ви підписали раніше, що насправді дуже ефективно.

Така гнучкість особливо корисна, коли кілька засновників проживають у різних країнах. Замість того, щоб координувати міжнародні поїздки та інші складні дії, кожен просто підписує їх цифровим способом. Таким чином, часові пояси стають єдиною незначною проблемою. А після реєстрації BV у Торговій палаті ви можете негайно подати заявку на отримання банківського рахунку для бізнесу та номера платника ПДВ, а також розпочати діяльність, ще до того, як ступите на територію країни. Нотаріус, по суті, діє як ваш представник у правовій системі. Він забезпечує дотримання голландських правил, поки ви почуваєтеся комфортно, де б ви не були. Це одна з причин, чому Нідерланди вважаються таким дружнім місцем для транскордонного підприємництва. Ви отримуєте повністю легальну компанію ЄС без стресу, пов'язаного з бронюванням авіаквитків або особистим відвідуванням місцевих офісів.

Можливі зміни протягом існування компанії та що нотаріуси можуть для вас зробити

Багато іноземних підприємців вважають, що робота нотаріуса закінчується в момент реєстрації бізнес-партнера (BV). Акт підписано, Торгова палата видала документи… робота виконана, чи не так? Не зовсім. BV – це гнучка структура. Вона зростає, змінює власника, додає нових директорів та коригує свої правила, і багато з цих змін знову потребують участі нотаріуса. Уявіть собі нотаріуса як офіційного «зберігача» структури BV. Щоразу, коли правова структура змінюється, вони переконуються, що вона належним чином зареєстрована. Наприклад, якщо ви хочете залучити інвестора, ви можете випустити нові акції. Для цього потрібен нотаріальний акт. Або, якщо один акціонер хоче вийти, нотаріус передасть його акції новому власнику та правильно зареєструє їх. Можливо, ваша компанія швидко зростає, і початковий статут тепер є занадто обмежувальним: не проблема, нотаріус може внести до нього зміни, щоб надати вам більше гнучкості. 

Навіть така проста річ, як призначення нового керуючого директора або звільнення його, має бути ретельно зареєстрована. Це не бюрократія заради паперової роботи. Це захищає стабільність і репутацію компанії. Банки, постачальники та ділові партнери хочуть знати, що офіційні записи вашого BV відповідають дійсності. Якщо пізніше виникне суперечка між акціонерами, документи нотаріуса стануть чітким записом того, що сталося і коли. Отже, простими словами, ваше BV розвиватиметься, і нотаріус гарантує, що ці зміни завжди будуть безпечними, законними та визнаними всіма, кому потрібно довіряти вашому бізнесу.

Витрати, терміни та практичні очікування

Звичайно, найм нотаріуса коштує грошей. Але гарна новина полягає в тому, що за останнє десятиліття відкриття бізнес-партнера (BV) у Нідерландах стало набагато доступнішим. Мінімальний статутний капітал раніше становив 18 000 євро. Тепер? Ви можете почати з 1 євро, якщо хочете. Більшість витрат зараз пов'язані з часом та досвідом нотаріуса. Ціни варіюються залежно від складності. Для простого BV з одним акціонером ціна зазвичай нижча. Якщо задіяно кілька іноземних компаній або якщо ви хочете індивідуальну структуру, очікуйте трохи більше. У будь-якому випадку, порівняно з правовим захистом та довірою, яку ви отримуєте, це вигідна покупка. Терміни також досить швидкі. Після того, як усі особисті документи та документи компанії будуть готові, BV часто можна зареєструвати протягом кількох робочих днів. 

Віддалена ідентифікація може трохи збільшити час, але все ж таки це далеко не довгий процес. Найбільші затримки трапляються, коли засновники занадто довго чекають на надання документів, таких як скани паспортів або документи з апостилем. Наявність усіх документів заздалегідь пришвидшує весь процес. Ще одне очікування: нотаріуси ретельні. Іноді вони можуть попросити вас надати документи або пояснення, які ви можете вважати зайвими. Але пам’ятайте, що нотаріуси несуть відповідальність за запобігання шахрайству та забезпечення дотримання законодавства Нідерландів та ЄС. Тож, якщо вони ставлять запитання, це для того, щоб захистити вас та легітимність вашого нового BV. Трохи терпіння під час формальностей має велике значення.

Як Intercompany Solutions можемо безперешкодно координувати весь нотаріальний процес для вас

Отримання реєстраційного номера – це лише частина створення голландського бізнес-партнера (BV). Вам також потрібно побудувати бізнес-структуру, яка захистить вас, допоможе вам розширитися та дозволить вам вести бізнес на серйозному ринку. Голландські нотаріуси дуже важливі для цього. З самого початку вони переконуються, що все правильно: ваша власність, ваші бізнес-стандарти та ваша правова база. Вони допомагають зупинити шахрайство, зробити рішення зрозумілішими, довести прозорість та перетворити ваші ідеї на структуру, якій можуть довіряти банки та інші. BV не був би таким надійним або юридично безпечним без допомоги нотаріуса. У цій статті ви побачили, як нотаріус керує всім процесом створення бізнесу: перевірка документів, написання нотаріального акта, розробка установчих документів, подання реєстраційних документів до KvK та забезпечення точності запису інформації про кінцевого власника бізнесу (UBO). 

І вони не зникають після реєстрації; саме вони допомагають вам, коли щось змінюється у вашому бізнесі пізніше. Чи з'являються нові інвестори? Чи рухаються акції? Чи приходять чи йдуть директори? Чи змінюються закони, щоб дозволити бізнесу розвиватися? Нотаріус гарантує, що ці зміни є законними та офіційними. Ви можете зосередитися на своєму бізнесі, поки його основа залишається міцною. Нотаріус не є проблемою для міжнародних засновників; він ваш місцевий союзник. Вам не потрібно їхати до Нідерландів, заходити до урядових будівель чи самостійно розбиратися з системою. Ви можете налаштувати все з будь-якої точки світу за допомогою віддаленої перевірки, відеопідпису, засвідчених документів та довіреностей. Голландський BV може знаходитися за тисячі кілометрів від вашого дому, але з належною допомогою це не буде так виглядати.

І ось тут ми і з'являємося на сцені. Ми допомогли багатьом власникам бізнесу з усього світу швидко та правильно створити свій голландський бізнес-партнер (BV). Ми допомагаємо на кожному етапі нотаріальної процедури, від отримання необхідних документів до планування ідентифікації, підготовки інформації для акціонерів, узгодження підписів, організації перекладу (за потреби) та надсилання всього до Торгової палати. Наша команда точно знає, що потрібно нотаріусам і як забезпечити безперебійну роботу, щоб вам не довелося мати справу із затримками чи великою кількістю паперової роботи. Ми продовжуємо допомагати з практичними речами, такими як подання заявки на отримання номера ПДВ, податкова допомога та постійне дотримання законодавства, щоб ваш бізнес залишався здоровим та поважним після створення BV. Ви отримуєте голландську бізнес-структуру, яка працює, без будь-якого стресу чи плутанини щодо законодавства. Ми допоможемо вам на кожному кроці, якщо ви готові втілити свої мрії у реальний, працюючий бізнес у Нідерландах. Нотаріус піклується про юридичну сторону, а ми гарантуємо, що все пройде добре. Ви пропонуєте ідею, а ми допоможемо вам створити для неї міцну голландську базу.

Багато послуг, які ми можемо вам запропонувати

Intercompany Solutions допомогла сотням іноземних підприємців з понад 50 різних національностей. Нашими клієнтами є як невеликі одноосібні стартапи, так і багатонаціональні корпорації та всі, хто знаходиться між ними. Наші процеси орієнтовані на іноземних підприємців, і тому ми знаємо найпрактичніші способи допомогти вам із реєстрацією вашої компанії. Ми можемо допомогти з повним пакетом реєстрації компанії в Нідерландах, самостійно або через перевірених та професійних партнерів, з якими ми тісно співпрацюємо:

• Створення компанії в Нідерландах
• Заявка на номер ПДВ або EORI
• Заява на отримання іноземних номерів ПДВ
• Допомога при запуску
• Бухгалтерські послуги
• Адміністративні послуги
• Секретарські послуги
• Юридична допомога
• Адміністрація з оплати праці
• Податкові служби
• Повернення OSS
• Декларації про операції всередині Співтовариства (ICP)
• Отримання ліцензії за статтею 23
• Отримання електронного навчання для вашої компанії
• Відкриття або закриття G-рахунків
• Передача акцій
• Закриття голландських компаній
• Загальні ділові поради

Ми постійно вдосконалюємо наші стандарти якості, щоб постійно надавати бездоганні послуги.

Як Intercompany Solutions може допомогти вам з усіма податковими питаннями

Ви хотіли б створити голландську бізнес-компанію? Або, наприклад, розширити свій існуючий іноземний бізнес до Нідерландів, через холдингову структуру? Тоді ми завжди готові вам допомогти. Ми допомогли тисячам іноземців таким чином розширити свою діяльність за кордоном та отримати таким чином більше доходу та успіху. Ми також можемо допомогти вам з додатковими послугами, такими як ті, що ми вже згадували вище. Наші послуги спеціально спрямовані на іноземців, які хочуть створити тут бізнес-присутність. Будь ласка, зателефонуйте нам, якщо ви хочете дізнатися більше про те, що ми можемо вам запропонувати, та про можливості, які у вас є.